TIETOSUOJASELOSTE PUHETERAPIAPALVELUIDEN ASIAKKAILLE

Päivitetty 28.8.2025
Tämä tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Äännekoulu kerää, käsittelee ja luovuttaa asiakkaidensa henkilötietoja. Tutustuthan tähän selosteeseen huolellisesti ennen palveluidemme käyttämistä.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Äänneloikka Oy /Äännekoulu
(jäljempänä myös ”me” ”meitä” tai ”meidän”). Äännekoulu vastaa siitä, että
henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Äänneloikka Oy Y-tunnus: 2622683-3
Osoite: Pasilankatu 2 B, 00240 HELSINKI.
Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa on tietosuojavastaava, sähköposti: [email protected].
Rekisterin nimi: Äänneloikka Oy:n asiakasrekisteri.

2. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA PERUSTEET, JOILLA NIITÄ KÄSITELLÄÄN

Käsittelemme henkilötietojasi voidaksemme tuottaa sinulle tarvitsemaasi puheterapiapalvelua terveydenhuollon palveluntarjoajaa koskevan lainsäädännön ja sopimuksemme mukaisesti. Jos kuntoutuksesi kustannuksista vastaa Kela tai muu organisaatio, käsittelemme tietojasi myös kyseisen organisaation palveluntuotantoon liittyvissä asioissa. Alla kerrotaan tietojesi käsittelystä tarkemmin.

• Palvelun tuottaminen

– Kuntoutuksen tai hoidon suunnitteleminen, järjestäminen ja
toteuttaminen lähi- tai etäkäynteinä
– Käyntiaikojen varaaminen
– Yhteydenpito kanssasi tai huoltajasi tai muun laillisen edustajasi kanssa
– Tutkimusten toteuttaminen
– Tulkin tilaaminen tarvittaessa

• Potilastietojen kirjaaminen ja välittäminen Kanta-palveluun
• Asiakassuhteen hoitaminen
  – Asiakassopimuksen tekeminen
  – Tietojesi rekisteröinti
  – Asiakassuhteeseen liittyvä viestintä
• Palvelun laskutus ja perintä
• Hoitopalautteen antaminen luvallasi lähettävälle terveydenhuollon yksikölle ja Kela-kuntoutuksessa Kelalle, ja tarvittaessa muu hoitoosi tai kuntoutukseesi liittyvä tiedonvaihto ko. tahojen kanssa.
• Maksajaorganisaation palveluntuotantoon liittyvät toimet

Käsittelemme henkilötietojasi vain lain mukaisilla perusteilla. Perusteena voi käyttötarkoituksesta riippuen olla

• Lain säännös, kuten terveydenhuollon palveluntuottamista tai potilasasiakirjoja koskevat säännökset
• Tekemämme sopimus
• Antamasi suostumus

Lisäksi henkilötietojasi voidaan lain salliessa käsitellä edellä mainituilla perusteilla tai oikeutetun edun nojalla seuraaviin tarkoituksiin

• Palautteen kysyminen sinulta palvelumme parantamiseksi, ja palautteesi ja mahdollisen reklamaatiosi käsittely
• Mahdollisten erilaisten teknisten tai palvelun sisältöön liittyvien virhetilanteiden selvittäminen ja korjaaminen tai viranomaisten valvontatoimintaan liittyvä selvittäminen
• Toimintamme suunnittelu, laadunvalvonta ja muu seuranta, kehittäminen, raportointi ja tilastointi
• Viestintä ja markkinointi

3. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT JA NIIDEN KERÄÄMINEN

Keräämme henkilötietoja suoraan sinulta. Joissain tapauksissa saamme niitä myös lähettävältä terveydenhuollon yksiköltä tai palvelusi maksavalta organisaatiolta ja suostumuksellasi muilta tahoilta. Keräämme ja käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä hoidossasi ja kuntoutuksessasi ja tarpeellisia asiakassuhteemme kannalta, kuten:

• nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero)
• huoltajiesi tai laillisen edustajasi tai nimeämäsi lähiomaisen nimi ja yhteystiedot
  (tarvittaessa)
• tutkimuksissa, hoidossa ja kuntoutuksessa syntyvät terveys- ja muut tiedot sekä tarpeelliset esitiedot
• palvelun kustantaneelta organisaatiolta saadut tiedot, kuten Kelan
  kuntoutuspäätökseen sisältyvät tiedot
• ajanvarauksiin ja käynteihin liittyvät tiedot
• tekemämme sopimuksen sisältämät tiedot
• antamiasi suostumuksia koskevat tiedot
• laskutukseen ja kirjanpitoon liittyvät tiedot
• etävastaanoton toteuttamiseen liittyvät tiedot
• antamasi palautteen tai tekemäsi reklamaation sisältävät tiedot

4. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Äännekoulu ei luovuta tietojasi edelleen kolmansille osapuolille muutoin kuin antamasi suostumuksen tai lainsäännöksen perusteella. Jos palvelusi kustannuksista vastaa joku organisaatio, tämä organisaatio voi olla oikeutettu saamaan henkilötietojasi.

Säännönmukaisesti siirrämme tai luovutamme henkilötietojasi

• Kanta-palveluun
• Kela-kuntoutuksessa Kelalle
• Lähettävälle terveydenhuollon toimijalle
• Jatkohoidosta vastaavalle terveydenhuollon toimijalle

5. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE

Tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, kuten Yhdysvaltoihin.

Jos henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, on ensisijainen siirtoperuste komission päätös tietosuojan riittävyydestä.

6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Henkilötietojasi säilytetään sähköisissä tietojärjestelmissä niin, että niihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, joiden työtehtäviin kuuluu henkilötietojesi käsittely. Jos tietojesi säilyttämisestä on säädetty laissa, kuten potilastietojen osalta, tietojasi säilytetään lain vaatiman säilytysajan. Muissa tapauksissa tietojasi säilytetään vain niin
pitkään, kun säilyttäminen on tarpeen tässä selosteessa mainittujen käyttötarkoituksen toteuttamista varten.

Käyttöoikeudet henkilötietoja sisältäviin tietojärjestelmiimme rajataan ja toteutetaan lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Potilastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.

7. TIETOTURVA

Kiinnitämme erityistä huomiota henkilötietojen huolelliseen ja tietoturvalliseen käsittelyyn. Noudatamme ja kehitämme toimialan yleisiä hyviä tietosuojakäytäntöjä.

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta.

Olemme toimintamme alusta asti käyttäneet Suomen terapiamarkkinoiden laajimmin käytössä olevaa Diarium-potilastietojärjestelmää. Diariumia kehittää suomalainen
Nordhealth Finland Oy, jossa työskentelee yli 100 ohjelmistokehityksen ammattilaista. Olemme valinneet Diariumin juuri sen takia, että ohjelmisto on laajimmin käytetty ja siten testatuin potilastietojärjestelmä terapia-alalla.

Tietojen suojaaminen: Me olemme yhteydessä Diarium-palvelimeen vahvasti salatun verkkoyhteyden (SSL) kautta. Palvelu on asennettu palveluntarjoajan palvelinsaliin, joka sijaitsee Suomessa. Pääsy palvelintilaan ja palvelimille on rajattu vain palveluntarjoajan nimetyille henkilöille. Palveluntarjoaja huolehtii palvelinlaitteiden suojauksesta, tietoturvasta ja asianmukaisista päivityksistä.

Tietoturva-auditointi: Diarium on Kanta-sertifioitu järjestelmä ja tuotteelle on tehty ulkoinen tietoturva-auditointi KPMG IT Sertifiointi Oy:n puolesta ja tuote täyttää A- luokan tietojärjestelmän vaatimukset. Vaatimuksenmukaisuustodistuksen sertifikaattinumero on FI160613-21.

8. OIKEUTESI

Sinulla on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet omiin tietoihinsa.

Sinulla on oikeus

• saada tietoa siitä, mihin tarkoitukseen henkilötietojasi kerätään ja miten niitä käsitellään
• tarkastaa tietosi ja pyytää niistä jäljennöstä

o Löydät ohjeet tietopyynnön tekemiseen verkkosivultamme www.aannekoulu.fi/tietosuojaseloste/.
o Voit tehdä maksuttoman pyynnön kerran vuodessa. Useammista pyynnöistä veloitamme niiden toteuttamisesta aiheutuvat kohtuulliset kustannukset.

• peruuttaa antamasi suostumus henkilötietojen käsittelyyn. Voit tarvittaessa kysyä lisäohjeita tietosuojavastaavaltamme tai asiakaspalvelustamme.
• vaatia, että sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan
• pyytää tietojesi poistamista. Tämä ei kuitenkaan ole mahdollista
  potilastietojesi osalta sinä aikana, kun laki velvoittaa meidät säilyttämään niitä.
• siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle, jos olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi tai sopimuksen perusteella
• pyytää tietojesi käytön rajoittamista tietyissä tilanteissa
• vastustaa tietojesi käsittelyä, jos käsittelyperusteemme on oikeutettu etu

Halutessasi voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun. Löydät verkkosivulta www.tietosuoja.fi lisätietoa siitä, millaisissa tilanteissa tietosuojavaltuutettu voi sinua auttaa.

9. SELOSTEEN MUUTTAMINEN

Tätä selostetta päivitetään tarpeen mukaan. Löydät ajantasaisen selosteen osoitteesta www.aannekoulu.fi/tietosuojaseloste/

10. OTA YHTEYTTÄ

Voit kysyä tästä Selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen [email protected].