Päivitetty 1.5.2018

Tietosuojaseloste



Äännekoulu.fi/Äänneloikka OY:n potilasrekisteri on yhteiskäytössä Äännekoulun ja siellä toimivien terveydenhuollon ammattihenkilöiden kesken, jotka toimivat joko itsenäisinä ammatinharjoittajina tai erillisten yritysten kautta palvelun tuottajina

Äännekoulu.fi on sitoutunut toiminnan alusta asti suojamaan asiakkaittensa yksityisyttä. Sinulla on mahdollisuus vaikuttaa miten tietojasi käsitellään ja saada niistä tietoja. Kun olet rekisteröitynyt käyttäjäksemme, voit hallinnoida "omat tietosi" kohdasta tietojasi.

Tämä tietosuojaseloste on sitä varten, että tiedät miten käytämme sinun henkilötietojasi. Asiakkaan on hyväksyttävä tämän tietosuojaselosteen ehdot käyttääkseen Äännekoulu.fi palveluita.

Keräämämme tiedot voidaan jakaa neljään osaan: yhteistyökunnilta saamiimme tietoihin, käyttäjän antamiin tietoihin, verkkopalveluiden käytöstä havannoituihin sekä analytiikan avulla johdettuihin tietoihin.

Käytämme tietoja:

Nettiterapian toteuttamiseen
Helppokäyttöisen ja turvallisen palvelun toimittamiseen
Hyvän asiakaskokemuksen tarjoamiseen
Tuotesuositusten ja markkinoinnin parantamiseen
Asiakaspalvelun ja verkkokaupan kehittämiseen

Äännekoulu/ Äänneloikka Oy:n asiakasrekisteri


1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Äännekoulu/ Äänneloikka Oy.
Y-Tunnus: 2622683-3
Osoite: Äänneloikka Oy c/o Terapeija Oy, Kuusiniementie 2, 02710 Espoo


2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Markku Helminen
Kirsikkakuja 3D2, 02710 Espoo.
sähköposti: markku.helminen@terapeija.fi
asiakaspalvelu@aannekoulu.fi


3. Rekisterin nimi

Äännekoulu/Äänneloikka Oy:n asiakasrekisteri


4. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittelyn peruste on Äänneloikka Oy:n ja asiakkaan välinen asiakassuhde.


5. Mihin tarkoitukseen tietojani kerätään?

Käsittelemme tietojasi vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin

- käsittely on tarpeen kuntoutusta koskevia tarkoituksia varten, kuntoutuksen tarpeen arvioimiseksi, sekä hoidon tai käsittelyn suorittamiseksi
- palvelujen ja järjestelmien hallintoa lainsäädännön perusteella tai terveydenhuollon ammattilaisen kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti
- annettujen suostumusten perusteella palveluista informoimisen ja markkinoinnin tarkoituksiin
- palautteiden, viralliset selvityspyyntöjen ja vaaratapahtumien käsittely
- markkinointi, analysointi ja tilastointi
- kohdennettu markkinointi


Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa rekisterinpitäjän ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Henkilötietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.


6. Mitä tietoja minusta kerätään

Järjestelmään kerätään asiakkaan tietoja, joita käytetään asiakkaan hoidon suunnitteluun, hoidon toteutukseen, sen seurantaan sekä asiakkaan laskuttamiseen.
Toimintaa ohjaava pääsiallinen lainsäädäntö:
• Henkilötietolaki 523/1999
• Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007
• Laki terveydenhuollon valtakunnallisesta henkilörekisteristä 556/1989
• Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 298/2009

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

• Asiakkaan henkilötiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköposti-osoite, vahva tunnistautuminan)
• Asiakkaan terveyttä koskevat esitiedot ja lähtötilanne
• Asiakkaalle annettavan hoidon lyhyt kuvaus
• Asiakkaan hoitojakson alkamisaika, arvioitu hoitojakson pituus sekä tehtyjen hoitokäyntien määrä
• Tehtyjen tutkimusten tulokset
• Lähete palveluun
• Laskutustiedot
• Rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus
• Asiakaspalautteet ja yhteydenotot
• Kilpailuihin osallistumisen tiedot
• Asiakkaan lähettämät sähköposti/tekstiviestit sekä teksti- tai videoviestit
• Luvat ja suostumukset
• Tarjonnanestotiedot
• Muut rekisterin tarkoitukseen liittyvät tiedot


7. Henkilötietojen säilytysajat

Potilastietojen säilytysajat on määritelty Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksessa potilasasiakirjoista: Noudatamme asetusta potilasasiakirjoista. Sosiaali- ja terveysministeriön päätöksen mukaisesti säädetään potilaan asemasta ja oikeuksista 17 päivänä elokuuta 1992 annetun lain (785/1992) 12 §:n 2 momentin ja sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 9 päivänä helmikuuta 2007 annetun lain (159/2007), sellaisena kuin niistä on ensin mainittu laissa 653/2000, nojalla:
http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2009/20090298
Säilytysajat ovat tarkistettavissa asetuksen liitteestä
http://www.finlex.fi/data/sdliite/liite/5678.pdf
Muiden asiakkaiden tietoja säilytämme niin kauan kuin niille on tarvetta. Rekisteriä tarkastellaan vuoden välein ja silloin poistetaan tiedot, joita ei ole tarpeellista säilyttää.

8. Kuka käsittelee tietojani ja minne niitä voidaan luovuttaa?


Antamasi yhteisrekisterisuostumuksen perusteella Äännekoulussa sinua hoitavat terveydenhuollon ammattilaiset.

Tietosi ovat vaivattoman tiedonkulun vuoksi kaikkien Äännekoulun työntekijöiden ja yhteistyössä toimivien ammatinharjoittajien käytettävissä. Kaikilla heillä on vaitiolovelvollisuus tiedoistasi.

Terveystietosi arkistoidaan Diarium - potilastietojärjestelmään ja sen kautta Kelan ylläpitämään Kanta-palveluiden Potilastiedon arkistoon Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (159/2007) ("asiakastietolaki") perusteella. Lisätietoa www.kanta.fi.

Lisäksi potilastietojasi voidaan luovuttaa Potilaslain (785/1992) 13§:n nojalla seuraavasti:

Toinen terveydenhuollon toimintayksikkö/organisaatio/hoitopaikka tai terveydenhuollon ammattihenkilö

Sinun tutkimuksesi tai hoidon järjestämiseksi voidaan luovuttaa tarpeellisia tietoja sinun yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksiköille, antamasi suullisen tai kirjallisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän, potilasasiakirjaan merkittävän suostumuksen mukaisesti.

Viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on tiedon saantiin laissa säädetty oikeus

Tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on lakiin perustuva oikeus tiedon saantiin, tiedot annetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella pääsääntöisesti lausuntoina ko. asian vaatimassa laajuudessa.

Tutkimuskäyttö

Potilasasiakirjoihin sisältyvien tietojen luovuttamisesta tieteelliseen tutkimukseen on voimassa, mitä Potilaslain 13.4 §:ssä säädetään.

Muu terveystietojen tutkimuskäyttö edellyttää sinun suostumustasi

Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille, joka käsittelee henkilötietojen Äännekoulun lukuun.

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti:

Tietoja (sähköpostiosoite ja etunimi) siirretään EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella oleville ohjelmistoille:

  • Jos asiakas rekisteröityy itse yksityisasiakkaana (ei kuntalisenssin kautta) erikseen sähköpostilistallemme, saadakseen lisätukea harjoitteluun viestien avulla, hän voi antaa sähköposti-osoitteensa Active Campaign sähköpostimarkkinointiohjelmaan. Active Campaign on sitoutunut EU:n Privacy Shield standardiin. ks. https://help.activecampaign.com/hc/en-us/articles/218789997-Privacy-Policy

  • 9. Mistä lähteistä tietoni kerätään?

    Asiakasta koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

    • asiakkaalta itseltään puhelimitse, alkuhaastattelulomakkeelta, internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla,
    • evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla,
    • ostopalvelutilanteessa asiakkaan kunnan lähettävältä taholta

      • 10. Rekisteröidyn oikeudet


        Tarkastus- ja oikaisuoikeus (Henkilötietolaki 26§)

        Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

        Sinulla on oikeus tutustua ja tarkistaa rekisteriin tallennetut tietosi. Tarkastusoikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina ja allekirjoitettuina kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen. Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internet -sivuilta saatavissa olevaa lomaketta. Tarkastuksen voi pyytää tehtäväksi maksutta kerran kalenterivuodessa. Seuraavalla kerralla tarkastuksesta määräytyy 50 euron suuruinen tarkastusmaksu.

        Oikeus tietojen oikaisemiseen

        Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, voit esittää kohdassa 2. mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön. Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Pyynnössä pitää perustella ja yksilöidä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internet -sivuilta saatavissa olevaa lomaketta.

        Oikeus tietojen poistamiseen

        Itse ilmoittamat tietosi voidaan poistaa sinun pyyntösi perusteella

        Muilta osin:
        Terveystietojen säilytysaika määräytyy STM:n asetuksen mukaan. Tiedot poistetaan säilytysajan umpeuduttua.
        Muut tiedot poistetaan säilytysaika kohdassa mainitun ajan umpeuduttua.

        Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

        Sinulla on oikeus siihen, että Äännekoulu rajoittaa käsittelyä, kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Rajoitus toteutetaan potilastietojen salaamisella.
        Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

        Toinen terveydenhuollon toimija voi katsoa terveystietojasi Kanta-palveluiden kautta sinun itse antamien suostumusten ja kieltojen mukaisesti. Suostumuksia ja kieltoja voit ylläpitää Omakanta-palvelun kautta (www.kanta.fi)

        Suostumuksen peruuttaminen

        Silloin kun käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen voit peruttaa ottamalla yhteyden kohdassa 2. mainittuun henkilöön.

        Sinulla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä itseäsi koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

        Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.

        Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.

        11. Rekisterin suojauksen periaatteet


        Manuaalinen aineisto

        Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa johon on pääsy ainoastaan niillä työntekijöillä joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja ja joilla on salassapitosopimus.


        Sähköisesti tallennetut tiedot

        Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat salasanalla, palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä tietoja ja joilla on salassapitosopimus.


        12. Muut mahdolliset oikeudet


        Potilasasiamies

        Sinulla on oikeus ottaa yhteyttä potilasasiamieheen jos koet että tarvitset neuvoa potilaslain soveltamiseen liittyvissä asioissa mm. muistutuksen ja/tai potilasvahinkoilmoituksen tekemisessä sekä tietoa potilaan oikeuksista.

        Äännekoulu.fi palvelun potilasasiamiehenä toimii Heikki Manninen heikki.manninen@terapeija.fi

        Henkilötietolain (523/99) mukainen informointi

        Henkilötiedot tallennetaan rekisteriin, jota ylläpitää Äänneloikka Oy/ Äännekoulu. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä luovutetaan vain lakiin perustuen tai luvallanne. Tietoja käsitellään vain tähän rekisteriselosteeseen kirjattuun tarkoitukseen. Teillä on mahdollisuus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonne.

        Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jonka yhteystiedot ovat: http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 HELSINKI Postiosoite: PL 800, 00521 HELSINKI Vaihde: 029 56 66700 Fax: 029 56 66735 Sähköposti: tietosuoja@om.fi