Päivitetty 4.11.2016

Rekisteriseloste


Äännekoulu/ Äänneloikka Oy:n asiakasrekisteri


1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Äännekoulu/ Äänneloikka Oy.
Y-Tunnus: 2622683-3
Osoite: Äänneloikka Oy c/o Terapeija Oy, Kuusiniementie 2, 02710 Espoo


2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Markku Helminen
Kirsikkakuja 3D2, 02710 Espoo.
sähköposti: markku.helminen@terapeija.fi
asiakaspalvelu@aannekoulu.fi


3. Rekisterin nimi

Äännekoulu/Äänneloikka Oy:n asiakasrekisteri


4. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittelyn peruste on Äänneloikka Oy:n ja asiakkaan välinen asiakassuhde.


5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
  • palvelun toteuttaminen
  • asiakastapahtumien varmentaminen
  • asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen
  • markkinointi, analysointi ja tilastointi
  • kohdennettu markkinointi (Facebook custom audiences retargetointi mainonta)
  • mielipide- ja markkinatutkimukset
Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa rekisterinpitäjän ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Henkilötietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.


6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

  • yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköposti-osoitteet, vahva tunnistautuminen
  • ostopalvelutilanteessa (olet saanut lisenssin Äännekoulun käyttöön omalta kunnaltasi) sosiaaliturvatunnus ja lähete palveluun
  • rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,
  • sosiaaliturvatunnus
  • ikä, sukupuoli ja äidinkieli
  • asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, myyjätiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot, arvonta- ja kilpailuvastaustiedot, peruutustiedot
  • viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot sekä palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot,
  • asiakkaan Äännekoulu-palveluun kirjautumisaika ja -päivämäärä ja milloin kirjautuminen loppui
  • nauhoitetut asiakaspalvelupuhelut,
  • asiakkaan lähettämät sähköposti/tekstiviestit sekä teksti- tai videoviestit
  • asiakkaan mahdollisesti antamat profilointi- ja kiinnostustiedot,
  • mahdolliset luvat ja suostumukset,
  • mahdolliset tarjonnanestotiedot sekä
  • mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot


7. Henkilötietojen säilytysajat

Asiakasrekisteriä tarkastellaan 3kk välein. Henkilötieto tuhotaan, kun se ei ole enää tarpeellinen käyttötarkoituksta varten (ks. kohta 5). Henkilötietoja säilytetään maksimissaan 12 vuotta asiakkaan kuolemasta tai 120 vuotta syntymästä.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasta koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • asiakkaalta itseltään puhelimitse, palautuskortilla, internetin kautta (Facebook tai automatisoitu sähköpostiohelma www.activecampaign.com), sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla,
  • evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla,
  • VRK/Väestötietojärjestelmästä, Itellan osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä.
  • ostopalvelutilanteessa asiakkaan kunnan lähettävältä taholta
  • vahvan tunnistautumisen yhteydessä kerätyt tiedot, lisenssikoodi

    • 9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

      Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti:

      • suoramarkkinointitarkoituksiin henkilötietolain mukaisesti sekä
      • mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja muihin vastaaviin selvityksiin.

      Tietoja (sähköpostiosoite ja etunimi) siirretään EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella oleville ohjelmistoille:

      • Active Campaign ohjelmaan, joka on sähköpostimarkkinointiohjelma. Active Campaign on sitoutunut EU:n Privacy Shield standardiin. ks. https://help.activecampaign.com/hc/en-us/articles/218789997-Privacy-Policy
      • GetGo Inc. omistamaan gotomeeting-videoneuvotteluohjelmaan jolla toteutamme etäterapiatuokiomme. GetGo Inc. on sitoutunut EU:n Privacy Shield standardiin. ks. https://help.activecampaign.com/hc/en-us/articles/218789997-Privacy-Policy

      • 10. Rekisteröidyn oikeudet


        Tarkastus- ja oikaisuoikeus (Henkilötietolaki 26§)

        Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastusoikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina ja allekirjoitettuina kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen. Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internet -sivuilta saatavissa olevaa lomaketta.

        Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää kohdassa 2. mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön.


        Kielto-oikeus:

        Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.


        Tiedon korjaaminen, käytön kieltäminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

        Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Pyynnössä pitää perustella ja yksilöidä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internet -sivuilta saatavissa olevaa lomaketta.

        Henkilörekisteriin tallennetun henkilötiedon korjausvaatimus

        Kielto- ja oikaisuasioissa rekisteröity voi olla yhteydessä asiakaspalveluun sähköpostitse asiakaspalvelu@aannekoulu.fi tai postitse kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen.


        11. Rekisterin suojauksen periaatteet


        Manuaalinen aineisto

        Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa johon on pääsy ainoastaan niillä työntekijöillä joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja ja joilla on salassapitosopimus.


        Sähköisesti tallennetut tiedot

        Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat salasanalla, palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä tietoja ja joilla on salassapitosopimus.


        12. Muut mahdolliset oikeudet


        Henkilötietolain (523/99) mukainen informointi

        Henkilötiedot tallennetaan rekisteriin, jota ylläpitää Äänneloikka Oy/ Äännekoulu. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä luovutetaan vain lakiin perustuen tai luvallanne. Tietoja käsitellään vain tähän rekisteriselosteeseen kirjattuun tarkoitukseen. Teillä on mahdollisuus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonne.

        Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jonka yhteystiedot ovat: http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 HELSINKI Postiosoite: PL 800, 00521 HELSINKI Vaihde: 029 56 66700 Fax: 029 56 66735 Sähköposti: tietosuoja@om.fi